Neuregelungen des Reisekostenrechts des Bundes

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Reisekostenrecht des Bundes und der Länder

Das Reisekostenrecht des Bundes wurde grundlegend überarbeitet. Einen entsprechenden Gesetzentwurf zur Novellierung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) hatte das Bundeskabinett noch im Dezember 2004 verabschiedet. Die Bundesregierung hielt das bisherige Reisekostenrecht für veraltet und zu kompliziert.

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) ist im Mai 2005 veröffentlicht worden. Ziel der Neufassung des BRKG ist vor allem die Verwaltungsvereinfachung, aber auch umweltfreundliches Verhalten soll gefördert werden. Die Novellierung soll zugleich Vorbild für die Länder sein, die nach Vorstellung des Bundes ihre Gesetze an das Bundesrecht anpassen könnten.

Den Wortlaut des neuen Bundesreisekostengesetzes (BRKG) finden Sie unter www.reisekostenrecht.de

Die wesentlichen Änderungen beim Reisekostenrecht im Überblick

Die Neufassung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) ist die erste umfassende Umgestaltung des Reisekostenrechts seit 1973. Änderungen in Teilbereichen erfolgten durch das Jahressteuergesetz 1997 zum Verpflegungsmehraufwand und zu den Unterkunftskosten mit Wegfall der Reisekostenstufen. Neben Ergänzungen zu den 1997 eingetretenen Änderungen wird nunmehr der gesamte Bereich der Abgeltung der Dienstreisekosten (Fahrtkostenerstattung, Wegstreckenentschädigung und Nebenkosten) sowie der Verfahrensbestimmungen aufgegriffen. Die neuen Regelungen folgen der Linie des Masterplans Bürokratieabbau (Kabinettbeschluss vom 26. Februar 2003). Der Wegfall des letzten noch verbliebenen besoldungsgruppenabhängigen Erstattungstatbestandes (Fahrt- und Flugkosten) und bisheriger Kostenvergleiche (Öffnung aller Zugarten, Benutzung von Kraftfahrzeugen ohne triftigen Grund) sowie weitgehende Pauschalierung erfüllen neben der Vereinfachung des Antragsund Abrechnungsverfahrens (Buchung und Nachweisführung) die Forderung nach einfachen Regelungen. Die Neufassung berücksichtigt sowohl die Auswertungen der Experimentierklausel (Haushaltsgesetz des Bundes 1999 und 2000) als auch Anforderungen eines modernen Travel-Management-Systems (TMS).

Es entfällt die Abgrenzung zwischen „Dienstreise" und „Dienstgang". Maßgebend ist nur noch das außerhalb der Dienststätte erforderliche Dienstgeschäft. Der Begriff „Dienstreise" umfasst nunmehr auch den Dienstgang, so dass die bisherige Unterscheidung von Ansprüchen „bei Dienstreisen" und denen „Dienstreisender" nicht mehr relevant ist. Nach dem „Amt der Dienstreisenden" scheidet eine Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise aus z. B. bei Behördenleitern, die keinen Vorgesetzten haben. Nach dem „Wesen des Dienstgeschäftes" kommt sie z. B. nicht in Betracht bei Dienstgeschäften einer Richterin oder eines Richters im Rahmen richterlicher Spruchtätigkeit.

Weitere notwendige Begriffsbestimmungen werden in einer erstmals zu erstellenden Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) aufgenommen.

Diese soll zusammen mit dem neuen BRKG erlassen werden.

Satz 3 stellt zur sparsamen Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln nunmehr im Gesetz fest, dass vor Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise zu prüfen ist, ob nicht eine kostengünstigere Art der Erledigung des Dienstgeschäftes angezeigt und möglich ist.

Der bisherige Begriff „Mehraufwendungen" wird durch den Begriff „Reisekosten" ersetzt, um verwaltungsaufwendige Anrechnungen zu verhindern (z. B. von auch ohne Dienstreisen regelmäßig zurückzulegenden Strecken zwischen Wohnung und Dienststätte). Sparsamkeitsgrundsätze werden bei jeweiligen Einzelregelungen konkretisiert.

Die Ausschlussfrist wird wie bereits im Reisekostenrecht mehrerer Länder auf sechs Monate verkürzt. Dienstreisen sollen auch im Interesse Dienstreisender zeitnäher abgerechnet werden. Damit werden mehr Maßnahmen in dem Haushaltsjahr abgerechnet, in dem die Kosten einschließlich eventueller Abschläge begründet und angefallen sind (Haushaltsklarheit).

Die Sätze 2 und 3 ermöglichen die elektronische Reisekostenabrechnung
(Workflow), ohne auf die Nachweisführung Dienstreisender zu verzichten (Visaprüfung).
Die Belegprüfung ist nicht obligatorisch und soll stichprobenweise durchgeführt
werden. Die hierzu festgesetzte Frist, in der von den zuständigen Stellen Kostenbelege angefordert werden können, ist unabhängig von der in Satz 2 bestimmten Ausschlussfrist für die Geltendmachung der Ansprüche.

Zu Absatz 2
Die Vorschrift entspricht im Grundsatz dem bisherigen § 3 Abs. 3 BRKG. „Aus Anlass einer Dienstreise" erfasst nunmehr auch Vergünstigungen, die anlässlich früherer Dienstreisen gewährt wurden (z. B. Bonusmeilen).

Zu § 4
Zu Absatz 1
Die Änderung ermöglicht die „Nutzung aller Zugarten" unter gleichzeitigem Wegfall der letzten besoldungsabhängigen Erstattung im Reisekostenrecht (bisher § 5 Abs 1 BRKG). Dass nach Satz 2 bei Fahrzeiten ab zwei Stunden die Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden können, bedeutet auch, dass generelle Ausnahmen, wie zum Beispiel für Beamtinnen und Beamte auf Widerruf, hiervon möglich sind. Andererseits ermöglicht Satz 4 den für die Anordnung oder Genehmigung von Dienstreisen zuständigen Stellen, abweichend von den Regelvorschriften die Benutzung einer höheren Klasse zuzulassen, wenn dies sachlich oder dienstlich geboten ist. Dabei können Abweichungen sowohl im Einzelfall, aber auch allgemein zum Beispiel nach der Art der Dienstgeschäfte genehmigt werden. Ein dienstlicher Grund kann auch angenommen werden, wenn zum Beispiel der körperliche oder gesundheitliche Zustand Dienstreisender die Benutzung einer höheren Klasse erfordert.
Die Sonderregelung des Absatzes 3 bleibt hiervon unberührt.

Zu Absatz 2
Entspricht im Wesentlichen dem bisherigen § 5 Abs. 1 Satz 2 BRKG.
Zu Absatz 3
Entspricht im Wesentlichen dem bisherigen § 5 Abs. 4 BRKG. Die Ausnahmeregelung für Dienstreisende, deren körperlicher oder gesundheitlicher Zustand die Benutzung einer höheren Klasse erforderte, ist nicht mehr aufgenommen worden, weil in diesen Fällen für die Benutzung einer höheren Klasse ein dienstlicher Grund im Sinne des Absatzes 1 Satz 4 angenommen werden kann.

Zu Absatz 4
Die Regelung bezieht sich nach Änderung der Wegstreckenentschädigung (§ 5 neu) nur noch auf Taxis und Mietwagen. Klarstellungen erfolgen in der BRKGVwV. Ansonsten bleibt der Grundsatz des bisherigen § 5 Abs. 5 BRKG erhalten. Berechtigte als Leasingnehmer eines auf sie zugelassenen Kraftfahrzeugs unterfallen nicht Absatz 4; für die Nutzung dieser Kraftfahrzeuge wird Wegstreckenentschädigung (§ 5) gewährt. Dienstlich bereitgestellte Leasingfahrzeuge werden wie Selbstfahrer-Dienstkraftfahrzeuge eingestuft und gelten als unentgeltlich bereitgestellte Beförderungsmittel.

Zu § 5
Durch die neue Regelung wird die bereits in Reisekostengesetzen mehrerer Bundesländer abgeschaffte, da nicht mehr zeitgemäße Kategorisierung von Kraftfahrzeugen aufgegeben. Es entfällt der bisherige Anspruch auf Wegstreckenentschädigung für Fußwegstrecken (bisher: § 6 Abs. 5 BRKG), da keine quantifizierbaren erstattungsfähigen Kosten anfallen.
Andere motorbetriebene Fahrzeuge sind selbstgesteuerte Flugzeuge und Boote.
Die angesetzten Kilometerpauschalen entsprechen denen im Steuerrecht.
Die Einführung der „kleinen" Wegstreckenentschädigung (für Kraftwagen 20 Cent) und der „großen" Wegstreckenentschädigung (für Kraftwagen 30 Cent –

Absatz 2
neu) ersetzt das bisherige System, dem der Gedanke zugrunde liegt, dass Bedienstete ein Kraftfahrzeug „im überwiegenden dienstlichen Interesse" anschaffen und unterhalten.

Zu Absatz 1
Liegt kein besonderes dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs vor, wird nach der neuen Regelung künftig einheitlich die „kleine" Wegstreckenentschädigung in Höhe von 20 Cent je Kilometer gezahlt. Für die „kleine" Wegstreckenentschädigung entfallen die Mitnahmeentschädigung nach dem bisherigen § 6 Abs. 3 BRKG sowie die nach dem bisherigen § 6 Abs. 1 Satz 2 BRKG erforderliche verwaltungsaufwendige Kostenvergleichsberechnung.
Aus ökologischer Sicht und Gründen der Fürsorge wird die „kleine" Wegstreckenentschädigung auf 130 Euro je Dienstreise begrenzt, mit der Option, dass die jeweilige oberste Dienstbehörde den Höchstbetrag auf 150 Euro festsetzen kann, wenn sie dies aus dienstlichen Gründen für geboten hält. Diese Einschränkung ist auch hinsichtlich der auf längeren Strecken durchweg zumutbaren Verbindungen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln sachgerecht. Für den Anspruch auf Wegstreckenentschädigung wird nicht mehr vorausgesetzt, dass Dienstreisende ihnen gehörende Kraftfahrzeuge benutzen. Aspekte der Wirtschaftlichkeit und der flexiblen Einsatzplanung sollen nach den jeweiligen Erfordernissen für die Erledigung von Dienstgeschäften bei der Auswahl zu nutzender Fahrzeuge stärker in den Mittelpunkt rücken. Damit soll die Nutzung der umfangreichen Angebote von Miet- und Leasingfahrzeugen sowie Car-Sharing ermöglicht werden. Voraussetzung für den Anspruch auf Wegstreckenentschädigung ist, dass Dienstreisende selbst fahren oder von einer dritten Person ohne eigenen Anspruch auf Reisekostenvergütung nach den Vorschriften eines öffentlich-rechtlichen Dienstherrn mitgenommen werden.
Die Erstattung von Kosten einer Taxibenutzung regelt sich nach dem neuen § 4
Abs. 4 mit der Maßgabe, dass für Taxifahrten in Fällen, in denen triftige Gründe für die Benutzung nicht vorliegen, ohne Kostenvergleich die „kleine" Wegstreckenentschädigung (Kilometersatz nach § 5 Abs. 1 Satz 2) anzusetzen ist.

Zu Absatz 2
Das Institut des „dienstlich anerkannten privateigenen Kraftfahrzeuges" (bisher: § 6 Abs. 2 BRKG) wird aufgegeben. Die Rechtsverordnung zu § 6 Abs. 2 BRKG tritt außer Kraft.
Bei „erheblichem dienstlichen Interesse" am Einsatz eines Kraftwagens wird einheitlich die „große" Wegstreckenentschädigung in Höhe von 30 Cent je Kilometer gezahlt.
Der Satz orientiert sich an dem heutigen Satz bei Benutzung eines „dienstlich
anerkannten privateigenen Kraftfahrzeuges", allerdings ohne Kilometerbegrenzung.
Die neue Regelung entspricht zugleich einer häufigen Forderung von Verbänden
und Dienstreisenden. Ein erhebliches dienstliches Interesse kann im Einzelfall vorliegen, aber auch nach der Art des Dienstgeschäftes oder aus zwingenden anderen, auch in der Person Dienstreisender liegenden Gründen allgemein oder für einen bestimmten Zeitraum festgestellt werden. Die Feststellung ist ausschließlich vorab zu treffen. Ein erhebliches dienstliches Interesse liegt insbesondere vor, wenn durch die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs eine organisatorische Verbesserung, eine Steigerung der Dienstleistung oder eine Einsparung personeller und sächlicher Art erzielt wird. Liegt die zu erwartende dienstliche Jahresfahrleistung unter 6000 Kilometern, wird ein erhebliches dienstliches Interesse nur dann bejaht werden können, wenn ein unabweisbares dienstliches Bedürfnis an der Verwendung eines privaten Kraftwagens besteht (z. B. bei Beschäftigten im Außendienst mit erheblicher regelmäßiger Reisetätigkeit; grundsätzlich aber nicht, wenn lediglich mehr Gepäck
mitgenommen wird oder mehrere Dienstreisende in einem Kraftwagen zusammen eine Dienstreise durchführen wollen). Die Anforderungen an das Vorliegen eines „erheblichen dienstlichen Interesses" sind strenger als an das Vorliegen eines triftigen Grundes im Sinne des bisherigen § 6 Abs. 1 BRKG.

Zu Absatz 3
Die Praxis einer kilometerbezogenen Abrechnung für Fahrradbenutzung, die zudem erst nach Überschreitung der politischen Gemeindegrenze berücksichtigt wurde, wird zugunsten einer monatlichen Pauschalabfindung nach Maßgabe der
BRKGVwV aufgegeben. Diese kommt allerdings nicht für gelegentliche Fahrten, sondern nur bei regelmäßiger Fahrradbenutzung zum Tragen.

Zu Absatz 4
Ersetzt den bisherigen § 6 Abs. 6 und 7 BRKG. Entstehen dem Dienstreisenden keine eigenen Aufwendungen bei der Benutzung eines Kraftfahrzeuges, sind die Ansprüche nach den Absätzen 1 bis 3 ausgeschlossen.

Zu § 6
Zu Absatz 1
Satz 1 entspricht dem bisherigen § 9 BRKG. Was als geringe Entfernung im Sinne von Satz 3 anzusehen ist, konkretisiert die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG. Bei Dienstgängen im heutigen Sinne können Dienstreisende Tagegeld beanspruchen.

Zu Absatz 2
Die Einbehaltungsvorschrift ist bisher gesondert in § 12 Abs. 1 BRKG geregelt. Bei unentgeltlicher voller Tagesverpflegung verbleibt kein Rest von zehn Prozent.
Die für die einzelnen Mahlzeiten seit 1997 anzurechnenden vielen unterschiedlichen Beträge werden vereinheitlicht, indem wieder nur noch vom vollen Tagegeld (24 Euro) ausgegangen wird. Teiltagegelder können durch diese Anrechnung allerdings nicht unter null Euro sinken. Steuerrelevante Beträge können so nur noch in äußerst seltenen Fällen auftreten.
In Satz 4 tritt die jeweilige oberste Dienstbehörde an die Stelle des Bundesministeriums des Innern entsprechend § 12 Abs. 4 BRKG.

Zu § 7
Zu Absatz 1
Da Übernachtungsgeld nur für tatsächliche Übernachtungen gewährt werden kann, sind die zeitlichen Voraussetzungen des bisherigen § 10 Abs. 1 BRKG nicht mehr erforderlich. Außerdem wird die bisherige verwaltungsaufwendige Zuschussberechnung bei höheren Übernachtungskosten (bisher: § 10 Abs. 3 BRKG) durch die Möglichkeit der Erstattung notwendiger Übernachtungskosten ersetzt. Richtwerte für die Höhe der erstattungsfähigen Kosten soll die BRKGVwV festlegen.

Zu Absatz 2
Neben der Vorschrift des bisherigen § 10 Abs. 4 BRKG werden auch die Ausschließungsgründe des bisherigen § 12 Abs. 2 und 3 BRKG mit berücksichtigt. Hiermit werden alle Ausschließungsgründe an nur einer Stelle im Gesetz aufgeführt. Schließlich wird die Regelung für Übernachtungskosten, die das Frühstück einschließen, nicht mehr aufgenommen. Das Frühstück als Verpflegungsbestandteil soll künftig beim Tagegeld mit der Einbehaltung der 20 Prozent vom vollen Tagegeld (z. Z. 4,80 Euro) berücksichtigt werden.

Zu § 8
Die Regelungen ersetzen die des bisherigen § 11 BRKG (Erstattung der Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort).
Nach 14 Tagen wird wegen zu unterstellender niedrigerer Kosten eine prozentuale Tagegeldminderung (minus 50 Prozent) eingeführt. Die bisher jährlich anzugleichende Verweisung auf die Sachbezugswerte entfällt, zugleich auch kostenintensive Updates zur Abrechnungssoftware.
Die zeitliche Begrenzung wird ebenso aufgehoben wie das Zustimmungserfordernis des Bundesministeriums des Innern. Satz 3 begründet für Dienstreisende den Anspruch auf Reisebeihilfe für je 14 Tage, unabhängig vom Personenstand.

Zu § 9
Zu Absatz 1
Die Regelung entspricht dem bisherigen § 17 Abs. 1 BRKG.

Zu Absatz 2
Die Regelung entspricht dem bisherigen § 18 BRKG.

Zu § 10
Zu Absatz 1
Die Regelung entspricht dem bisherigen § 14 BRKG. Nähere Hinweise werden in die neue BRKGVwV aufgenommen.

Zu Absatz 2
Entspricht dem bisherigen § 19 BRKG. Diese Kosten sind systematisch als Nebenkosten zu deklarieren.

Zu § 11
Die Regelung soll die besonderen Fallgestaltungen des bisherigen § 16 BRKG abschließend festlegen. Bisher in einer Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG enthaltene Regelungen werden vereinfacht in das Gesetz (§§ 12 und 13) übernommen.

Zu Absatz 1
Der bisherige § 16 Abs. 1 BRKG führt bei bis zu zweitägigen Abordnungen zu einer gegenüber Dienstreisenden unterschiedlichen Abfindung. Da die Kosten abgeordneter Bediensteter in den ersten 14 Tagen wie bei Dienstreisen zu vergüten sind (s. auch § 3 Abs. 1 TGV), ist die Änderung für diese kurzfristigen Abordnungen, für die kein Trennungsgeld zusteht (ein- bis zweitägige Maßnahmen!), erforderlich geworden.
Der „Umweg", typische Abordnungen aus Abfindungsgründen als Dienstreisen
anzuordnen, entfällt daher künftig.

Zu Absatz 2
Entspricht § 16 Abs. 2 BRKG.

Zu Absatz 3
Die Regelung ist auf Einstellungsreisen vor Ernennung (§ 23 Abs. 1 BRKG) anzuwenden.

Zu Absatz 4
Entspricht dem bisherigen § 23 Abs. 2 BRKG.

Zu Absatz 5
Absatz 5 regelt den Tatbestand des bisherigen § 16 Abs. 4 BRKG neu. Durch die Pauschalierung entfällt die Entfernungsermittlung für Fahrten zur Wohnung. Der Ansatz der Übernachtungspauschale (§ 7 Abs. 1 Satz 1) wird als Fahrtauslage für angemessen gehalten. Übernachtungen in der eigenen Wohnung finden nur noch beim Tagegeld Berücksichtigung.

Zu § 12
Die bisherige Ermächtigung zum Erlass einer Rechtsverordnung zu § 16 Abs. 6
BRKG entfällt. Die Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG tritt außer Kraft.
Die beiden Tatbestände werden in den §§ 12 (Erkrankung während einer Dienstreise) und 13 (Verbindung von Dienstreisen mit Urlaubs- oder anderen privaten Reisen) unmittelbar gesetzlich geregelt.
Der Inhalt des § 12 entspricht im Wesentlichen dem § 1 der bisherigen Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG. Krankheiten am Geschäftsort ohne stationären Aufenthalt werden nicht mehr gesondert geregelt, da diese Zeiten zur Dauer einer Dienstreise (§ 2 Abs. 2 neu) rechnen.

Zu § 13
Zu Absatz 1
Entspricht der bisherigen Regelung in § 2 Abs. 1, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 7 Satz 1 der Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG.
Dauert ein Urlaub länger als fünf Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. Der Dienstherr soll daher nur die un10
mittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen, die durch das Dienstgeschäft verursacht worden sind, übernehmen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob zuerst die Dienstreise oder der Urlaub geplant war.

Zu Absatz 2
Die Vorschrift entspricht der Regelung des § 2 Abs. 2 der Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG.
Zu Absatz 3 und 4
Entspricht der Regelung in § 2 Abs. 5 und 6 der Verordnung zu § 16 Abs. 6 BRKG.

Zu § 14
Die Vorschrift entspricht dem bisherigen § 20 BRKG.

Zu § 15
Die Vorschrift entspricht dem bisherigen § 22 BRKG.

Zu § 16
Die Ermächtigung zum Erlass einer Allgemeinen Verwaltungsvorschrift entspricht der bisher im § 24 Abs. 2 enthaltenen Regelung. Die Ermächtigung zur Anpassung von festgesetzten Beträgen an veränderte wirtschaftliche und technische Verhältnisse durch Rechtsverordnung ist ersatzlos gestrichen worden. Änderungen sind danach künftig nur noch durch Gesetz möglich.

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